V dnešnom globalization svete sa schopnosť napísať skvelý email v angličtine považuje skôr za samozrejmosť ako niečo extra. Frázy, slovné spojenia a rady uvedené v tomto článku vám pomôžu vycibriť túto zručnosť, komunikovať s ľahkosťou a posunúť schopnosť vyjadriť prostredníctvom emailu na vyššiu úroveň.
Ako písať oslovenia v emailoch
Email vždy začíname oslovením kontaktovanej osoby. Oslovenie môže byť formálne alebo neformálne. V prípade neformálneho oslovenia môžeme začať:
Hi!
Hi there
Hope you are keeping well.
Hope you are doing well.
Hi. Hope all is well.
V obchodnej komunikácii je však potrebné použiť formálnejší jazyk. Najbežnejším a zároveň aj najodporúčanejším oslovením bude v tomto prípade
Dear …
Ak je to možné, vyhnite sa osloveniam indikujúcim pohlavie, nakoľko môže dôjsť hneď k niekoľkým nedorozumeniam, hlavne keď komunikujeme s ľuďmi z rôznych krajín. V niektorých ázijských krajinách (ale aj európskych) je bežnejšie písať krstné meno až za priezvisko. Ak teda chcete kontaktovať osobu s menom Conti Andrea mohlo by sa stať, že email začnete Dear Ms. Andrea, vo viere, že Andrea je priezvisko. Rovnako, nositeľom mena Andrea môže byť aj muž, a tak Ms. Andrea bude nesprávne aj v tomto smere. Okrem toho si musíme uvedomiť, že oslovenia pred menom tiež naznačujú manželský stav, predovšetkým u žien. Funguje to takto:
Mr – muž (manželský stav je irelevantný)
Ms – žena (manželský stav je irelevantný)
Mrs – pre vydatú ženu
Miss – pre slobodnú ženu
Ak však tieto oslovenia potrebujete, resp. chcete použiť, najbezpečnejšie je používať Mr… pre Pán… a Ms… pre Pani…
Pri prvom kontakte sa všeobecne odporúča použiť Dear + celé meno:
Dear Peter Brown
V ďalších emailoch pri komunikácii už používame také oslovenie, ktorým sa dotyčná osoba sama podpísala. Ak je email ukončený iba krstným menom, bude zrejme v poriadku začať ďalší email už iba Dear Peter.
Ak sa však kontaktovaná osoba podpísala ako Peter Brown,v tom prípade bude rozumnejšie začať nasledujúci email ako Dear Mr Brown.
Čo sa týka interpunkcie, existuje tu relatívna voľnosť. Či už použijete čiarku, dvojbodku alebo nič, každá alternatíva bude správna:
Dear Peter Brown
Dear Peter Brown:
Dear Peter Brown,
Niekedy môžete použiť aj názov pracovnej pozície:
Dear Sales Manager
Z času na čas je potrebné sa predstaviť, čo môžeme urobiť viacerými spôsobmi:
Just a couple of lines to introduce myself. My name is Miroslav Krupa and I am in charge of sales.
Just a quick introduction: my name is Miroslav Krupa.
Mr. Nový is away until Friday, and I am covering his work. (Pán Nový je do piatku mimo a ja ho zastupujem.)
Pri predstavovaní nezriedka používame predložky na vysvetlenie, kto sme a čo robíme.
for a company – I work for Kia. (Pracujem pre Kiu.)
in a town – I work in Žilina. (Pracujem v Žiline.)
under a person (napríklad ) – I work under Mr. Nový. (Pracujem pod p. Novým.)
in a department – I work in the marketing department. (Pracujem na oddelení marketingu.)
on a project – I am working on the project … (Praujem na projekte …)
be responsible for / be in charge of – byť zodpovedný za / mať na starosti
Situácia si môže vyžadovať, aby ste sa danej osobe pripomenuli, hlavne ak už uplynul istý čas odvtedy, ako ste sa stretli.
My name is Robert Hart and you may remember that we met at a conference in Prague.
you may remember – možno si pamätáte
My name is Robert Hart. You may recall being in contact couple of years ago.
You may recall being in contact – Možno si spomínate, že sme sa pred pár rokmi kontaktovali.
Obsah emailu
V samotnom tele emailu častokrát začíname prosbou o pomoc či zodpovedanie našich otázok:
I am writing to you because … (Píšem vám, nakoľko …)
I was wondering if by any chance you could send me… (Chcel/a by som sa opýtať, či by ste mi mohli poslať…)
I wonder if you might be able to help me. (Chcel/a by som sa opýtať, či by ste mi mohli pomôcť.)
I would be extremely grateful if you could … (Bol/a by som vám veľmi vďačný/á, keby ste mohli)
Could you please tell me / inform me … (Mohli by ste mi, prosím, povedať / informovať ma…)
I would like to know/ask … (Rád by som vedel/opýtal sa)
Would / Could you please send us … (Zaslali by ste nám/ Mohli by ste nám zaslať …)
Could you possibly send me … (Mohli by ste mi, prosím, poslať …)
Hlavne v komerčnom prostredí sa človek môže často stretnúť s potrebou veci trochu posúriť, prípadne kontaktovanú osobu informovať o možnom termíne, dokedy treba niečo vykonať, doručiť a podobne.
We need it within the next two days. Potrebujeme to do dvoch nasledujúcich dní.
My boss wants it by 4 tomorrow afternoon at the latest. Môj šéf to chce najneskôr do štvrtej zajtra poobede.
I need it some time before the end of the week. Potrebujem to niekedy pred koncom tohto týždňa.
S časovými vyjadreniami používame tieto predložky:
within – je to obdoba slovenského do v zmysle „počas tohto obdobia“. Požadovanú úlohu je teda možné vykonať kedykoľvek v špecifikovanom časovom intervale, napr. do troch dní (v rámci troch dní) – within three days.
by – označuje špecifický čas v budúcnosti, ktorý je posledným možným termínom, dokedy sa niečo musí urobiť. Rovnako môžeme túto predložku preložiť ako do, ale, na rozdiel od within, tu sa nejedná o časový interval, ale o špecifický čas napr. by Friday – do piatku
before – je podobné ako predošlé predložky a znamená pred určeným termínom
V prípadoch, keď o niečo žiadame, nebude na škodu pred našu požiadavku vsunúť zdvorilostnú frázu, ktorou uznáme zaneprázdnenosť alebo profesionalitu kontaktovanej osoby, čím ju trošku „namotivujeme“, aby našu požiadavku vybavila čo najskôr.
I realize that you are very busy but … Uvedomujem si, že ste zaneprázdnený/á, no …
Sorry to bother you but … (Prepáčte, že vás obťažujem, ale …)
I know that you have a mountain of work at the moment but … (Viem, že máte momentálne kopec práce, ale …)
Any feedback you may have, would be very much appreciated. (Budem vďačný/á za akúkoľvek spätnú väzbu.)
I cannot sort this out by myself … (Neviem si s tým dať rady sám …)
Sorry to chase you but do you have any update regarding … ? (Prepáčte, že vás naháňam, ale máte nejaké nové informácie ohľadom … ?)
Pri vyjadrovaní akejkoľvek požiadavky je potrebné, aby náš email neznel ako súbor príkazov. Slováci sú vraj dosť priami. To, čo v komunikácii dvoch Slovákov znie úplne normálne, môžu cudzokrajinci vnímať ako niečo nezdvorilé a príliš direktívne. V zásade je aj v emailoch najlepšie vyhnúť sa rozkazovaciemu spôsobu (read and send me – prečítajte si a pošlite mi), slovesám ako must a have to (You have to do it by Tuesday – Musíte to urobiť do utorka) ako aj modálnemu slovesu should (You should do it ASAP – Mali by ste to spraviť čo najskôr).
Ostatné modálne slovesá však môžu veľmi dobre poslúžiť, keď chceme znieť o čosi formálnejšie:
May I remind you that we are still awaiting the payment for … (Smiem vás upozorniť, že stále čakáme na platbu ohľadom … )
X We are still awaiting the payment for …
Can you kindly check the document. (Mohli by ste, prosím, skontrolovať tento dokument.)
X Check that document.
Could you please keep me informed… (Mohli by ste ma, prosím, priebežne informovať ….)
X Keep us informed
Would you like me to call you? (Želáte si, aby som vám zavolal?)
X Do you want me to call you?
Ďalšie príklady použitia modálnych slovies pri komunikovaní požiadaviek:
Would Monday morning suit you? (Hodil by sa vám pondelok ráno?)
When would be a good time for you? (Aký čas by vám vyhovoval?)
Formálnosť jazyka sa dá dosiahnuť aj zmenou slov v texte emailu. I apologize for … je formálnejšie ako I am sorry for … a to isté platí aj pre nasledovné slovesá (prvé je formálnejšie):
attempt – try
clarify – make clear
commence – start
consider – think about
inform – tell
perform – carry out
receive – get
reply – get back to
require – need
utilize – use
Ak chcete znieť formálne a neagresívne, nepíšte slová a vety veľkými písmenami.
Ak pripájate k emailu prílohy, treba to adresátovi emailu jasne povedať, napríklad takto:
Please find attached the report you required.
Attached is the report you required.
Nie vždy sa však podarí všetko postíhať tak, ako to od nás žiadajú. Vtedy sa môžu zísť tieto vyjadrenia:
I’m sorry it has taken me so long to get back to you but … (Prepáčte, že mi trvalo tak dlho, kým som sa ozval/a, ale …)
My sincere apologies… (Úprimne sa ospravedlňujem …)
Thanks for the reminder. I haven’t forgotten, but … (Vďaka za upovedomenie. Nezabudol som, no…)
If you could bear with us, we will solve it soon. (Ak vás môžem poprosiť o strpenie, vyriešime to čo najskôr.)
I will give it top priority as of tomorrow morning. (Zajtra ráno sa tomu budem venovať ako prvej veci.)
Sorry but I can’t make it that day. (Prepáčte, ale v ten deň mi to nevyhovuje.)
I’m afraid I have another engagement on Tuesday. (Obávam sa, že v utorok už niečo mám.)
Due to family problems I am sorry to inform you that I am no longer able to attend the meeting on Monday. (S poľutovaním musím oznámiť, že z rodinných dôvodov sa nebudem môcť zúčastniť na pondelkovej porade.)
I am afraid I won’t be available either today or tomorrow. (Bohužiaľ, dnes ani zajtra nebudem k dispozícii.)
Sorry about the confusion, what I actually meant was that… (Prepáčte za nedorozumenie, mal som na mysli, že …)
Sorry for the delay in replying. (Prepáčte za oneskorenú odpoveď.)
Sorry, but I have only just read your email now. (Prepáčte, no len teraz som si prečítal váš email.)
I am sorry for the inconvenience… (Prepáčte za nepríjemnosti …)
Thanks for your mail but I’m afraid you forgot to send the attachment. (Ďakujem za váš mail, no zrejme ste zabudli poslať prílohu.)
Správa o neprítomnosti v kancelárii
I am on leave from Tues 10 to Mon 16. If you have any problems or queries please contact my colleague Marta on 090X XXX XXX.
I’m out of the office all day today but will get back to you tomorrow.
Čo sa týka dátumov, tie môžete písať takto:
12 June 2021
alebo takto:
June 12, 2021
Nie je potrebné „zapodievať sa“ radovými číslovkami 1st, 2nd, 3rd, a rovnako sa netreba obávať zlej interpretácie dátumu, ak ho nebudeme zapisovať vo formáte 06/12/2021.
Ak si mailujete s človekom, ktorého už lepšie poznáte, niekedy môžete použiť akronym či smajlíka. Nižšie uvádzam pár akronymov a skratiek, ktoré sa bežne používajú v mailovej komunikácii.
2day – today
2moro, tmrw – tomorrow
f2f – face to face
lol – laughing out loud
gr8 great
h8 – hate
l8 – late
afaik – as far as I know
bf – boy friend
gf – girl friend
bfn – bye for now
cu – see you
fyi – for your information
imo – in my opinion
imho – in my humble opinion
at the mo – at the moment
omg – oh, my god
ty – thank you
thx, tnx, tx – thanks
w/o – without
pls/plz – please,
Ďalšie frázy a vyjadrenia, ktoré možno použiť v texte emailu:
Regarding … (Čo sa týka …)
In relation to … (Pokiaľ ide o …)
With reference to … (Pokiaľ ide o …)
My point is that … (Podľa môjho názoru …)
In other words … (Inými slovami …)
Regardless of … (Bez ohľadu na …)
Ukončenie emailu
Existuje viacero spôsobov, ako ukončiť email. Najštandardnejším (a najbezpečnejším) slovným spojením je Best regards. Pred Best regards ešte často uvádzame ďalšiu viac-menej zdvorilostnú frázu I look forward to hearing from you alebo Thanks in advance.
I look forward to hearing from you (before the end of the week / soon). Teším sa na vašu odpoveď (do konca tohto týždňa / skorú).
Looking forward to your reply. (Teším sa na vašu odpoveď.)
I would appreciate your immediate attention to this matter. (Som vďačný, že venujete tejto záležitosti neodkladnú pozornosť.)
Appreciate your early reply. (Ďakujem za skorú odpoveď.)
Thanks for your assistance! (Ďakujem za vašu pomoc.)
Thanks for your help in this matter. (Ďakujem vám za pomoc v tejto veci.)
Thank you very much in advance. (Dopredu vám veľmi pekne ďakujem.)
Best wishes for the holidays and the new year. (Pekné sviatky a všetko najlepšie v novom roku.)
Have a great/nice weekend! (Pekný/krásny víkend!)
Email môžete tiež ukončiť použitím fráz, ktoré kontaktovanej osobe oznamujú, že vás môže kontaktovať, keď potrebuje nejaké ďalšie informácie prípadne pomoc. V bežnej reči používame vetu podobnú tejto:
If you have any problems, do not hesitate to contact me. (Ak budete mať problémy neváhajte ma kontaktovať.)
Pre dosiahnutie vyššej úrovne formality resp. diplomatickosti sa v obchodnej angličtine používa trochu obmenená fráza Should you have…
Should you experience any problems, please do not hesitate to contact me. (V prípade akýchkoľvek problémov ma neváhajte kontaktovať.)
Should you need any further information, please do not hesitate to contact me. (Ak budete potrebovať dodatočné informácie, neváhajte ma kontaktovať.)
V tomto smere je možné použiť aj iné alternatívne vyjadrenia:
If I can be of assistance, please do not hesitate to contact me. (Ak vám môžem pomôcť, neváhajte ma kontaktovať.)
If you require any further information, feel free to contact me. (Ak budete vyžadovať dodatočné informácie, pokojne ma kontaktujte.)
….alebo ležérnejšie:
Drop me a line if I can do anything else for you. (Napíšte ak budete ešte niečo potrebovať.)
Celá záverečná časť emailu by mohla teda vyzerať takto:
I look forward to hearing from you. (zakončíme bodkou)
Best regards, (možeme zakončiť čiarkou) alebo Best regards (žiadne interpunkčné znamienko)
Petra Kováčová
Dúfam, že vám uvedené tipy a slovné spojenia pomôžu pri písaní emailov po anglicky. Každé nové slovné spojenie či fráza obohatí váš repertoár slovnej zásoby a vaša obchodná korešpondencia bude znieť a vyzerať profesionálnejšie.
Happy emailing.
